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学校の友人たちやグループなどでスキーやスノボ旅行の計画の幹事を頼まれてしまい、何をどのように計画すればいいか困っていませんか？
幹事は参加メンバーの希望だけでなく、旅行契約スキー・スノボ旅行手配にまつわる基礎知識を把握しなければなりません。
団体旅行の計画に関する大まかな流れやスキー・スノボ旅行だからこそチェックすべきこと、学生だけの旅行ならではの注意点を把握して、幹事をそつなくこなしてグループ旅行を楽しみましょう！
10人で行くスキー・スノボ旅行の幹事を頼まれちゃったけど、心配だなぁ。
幹事はやることが多いもんね。
みんなの都合を聞いたり、宿やバスの空き状況をチェックしたり…うーん、やることが多すぎる！
落ち着いて、トラオくん！最初に団体旅行の計画の流れを把握しましょうよ！
ありがとうトラ子ちゃん。そうだね！まずは落ち着かないと。
お手伝いするから、一緒に確認しましょう！
学生同士の旅行は2~4人までの少人数のものから、5名以上で構成される大人数のものまでさまざまです。
特に大人数になりがちの学生スキー・スノボ旅行で幹事をする際は、大人数ならではの旅行計画の立て方を先に知ることで参加メンバーが納得のいく旅行計画が立てられます。
また、大人数の場合は、参加者の日程だけでなくメンバーの希望に合った旅行先を探すために早い段階から入念な計画を練らなければなりません。
準備を始める目安は3か月前くらいからがオススメです。最初に、一般的な大人数での旅行計画の流れから把握しましょう。
大人数の学生旅行の幹事として大事なことは、参加メンバー全員が納得できる旅行日程を決めることです。参加メンバーとの日程のすり合わせは、一番大変な工程だと言えます。
大人数の場合は、ある程度の目安を提示したうえで、参加メンバーから具体的な旅行日程候補を2~３個もらうことで都合をすり合わせやすく、旅行日程を決定しやすくなります。
しかし、年末年始や春休みなど、一般的な学生の長期休暇期間などピークにあたる時期は、スキー・スノボ客で混みやすいということを考えなければなりません。
ピーク時は移動手段や宿・宴会場が満席・満室になりやすいため、早めに正式な旅行日程を決めることがオススメです。
スキー・スノボ旅行の場合は2月が繁忙期となりやすく、例年サークルなど学生の団体旅行客で平日でも混みやすい傾向があります。
また、宿泊時に飲み会や宴会を企画するような場合は大部屋の予約も早い段階から埋まりやすいので、利用を検討している場合は早めに旅行日程を決めましょう。
団体旅行の幹事は参加メンバーの希望をヒアリングしながら旅行プランを探し、手配します。旅行日程だけでなく、メンバーそれぞれ譲れない部分や幹事に気にかけてほしい点があるでしょう。
以下のような例が考えられます。
参加メンバーの希望を把握しやすくするために、紙でアンケートを取ったり、LINEの投票システムを活用したりGoogleが提供する無料のアンケートフォームを活用したりして、参加メンバーの希望を把握・管理しましょう。
時にはメンバーの希望を全て叶えられる場合や、そうでない場合もあるでしょう。メンバーの希望を全て満たせないことがある場合は、希望を出した参加メンバーに交渉してお互いの妥協ポイントを探ります。
無事に宿泊先や交通手段など旅行に関する予約が完了したら、参加メンバーに予約内容を共有しましょう。
旅行を予約すると予約番号を受け取りますので、グループチャットや予約確認書をコピーして渡すなどで全員に共有することをオススメします。
もし、予約した旅行内容が掲載されているパンフレットやURLがあれば、予約番号と一緒に共有すると安心です。
団体旅行直前に予約が取れているかをきちんと確認することも、幹事の務めです。
旅行会社もインターネットでも、最終的には人間が手配しているため、まれに部屋や座席などが適切に手配できていな予約ミスも想定されます。
トラブルを防止するためにも幹事は旅行1週間前から3日前までの間に一度手配ができているのかを自分で確認しましょう。
旅行会社やインターネット手配の場合、旅行直前にリマインドメールの送信や直接連絡がありますので、チェック漏れのないように確認することが大切です。
ここまで、団体旅行の一般的な旅行計画の段取りや進め方を説明しました。団体でスキー・スノボ旅行に行くのであれば、一般的な段取りのほかに、参加メンバーに確認すべきポイントが5つあります。
スキー・スノボ旅行を予約する前に参加メンバーと意見を交わしながら、納得のいくスキー・スノボ旅行を予約しましょう！
スキー・スノボ旅行は低予算で行けるものからちょっとゼイタクなプランまでさまざまです。参加メンバーの要望を聞きながら予算案を確認し、無理のない旅費を設定しましょう。
たとえば、朝発のバスで日帰りスキー・スノボ旅行をするのであれば、平均予算は3,000円からが一般的です。
新幹線を利用するスキー・スノボ旅行であれば、日帰りで1.5万円ほどから。飛行機の場合だと、宿泊も含めて5万円ほどからのプランがあります。
参加メンバーの中には安く済ませたいという人もいれば、ちょっとお金を出して快適なスキー・スノボ旅行にしたいという人もいるでしょう。
幹事は参加メンバーがいくらまでなら払えるかも一緒に確認することで、参加メンバー全員が納得して楽しめる旅費を全員で考えるよう主導できますので、旅行も失敗しにくくなります。
スキー・スノボ旅行の場合は、行き先を確認することも重要ポイントです。旅行予定日やシーズンによっては、思っていたより雪が降っていない可能性があることも考慮しなければなりません。
ハイシーズンの場合は、人気ゲレンデを有する地区では大人数でのバスや新幹線座席・宿が取れないということもあるため、大人数ほど行き先を複数決めておくと安心です。
幹事は旅行予定日の降雪量によっては行き先と予算感も変わる可能性があることをメンバーに知らせておくと、参加メンバーとのトラブル防止につながります。
スキー・スノボ旅行は、日帰りのものから宿泊付きのプランまでさまざまです。行き先次第では移動手段や宿泊を伴うかどうかなども異なります。
移動手段や宿泊の有無は参加メンバーの予算にもつながるため、希望を聞く際は漏れなく確認したいところです。
宿に泊まりたいか日帰りかというだけでも価格帯は異なりますし、宿からゲレンデが近いかどうかでもスキーやスノボの楽しみ方が変化します。
スキー・スノボ旅行で宿泊を必要とする場合は、宿のクオリティや温泉の有無・ご飯の有無などもチェックすると安心です。
メンバーのスキー・スノボレベルも考えたうえで旅行プランを立てることも、幹事の重要な役目だと言えます。
特定のゲレンデを指定する場合は除きますが、学生同士のスキー・スノボ旅行では多くの場合、行きたいゲレンデ自体が決まっていないことがほとんどです。
団体旅行でスキー・スノボを採用する場合、参加メンバーのスキー・スノボレベルも異なることを念頭に置いたうえで、ゲレンデを決めなければなりません。
初心者が多いところに中・上級者のゲレンデがある場所を選んでしまっては楽しめませんし、参加メンバー全員がスノボに興味があるにもかかわらず、スノボNGのゲレンデを選択してしまっては要望に適った旅行を実現できませんよね。
参加メンバーのスキー・スノボレベルをある程度把握したうえで、全員が楽しめそうなゲレンデのある場所を選びましょう。
特に参加メンバーに初心者がいる場合はスキー・スノボ教室の有無なども考慮してあげると幹事としての気配りができますよ。
スキー・スノボ旅行の移動手段は、場所によって以下が考えられます。
例えば、車だと運転手の負担が大きくなります、夜行バスでは寝られないという人もいるでしょう。また、朝バスの場合、集合時間を早朝5時台に定めている旅行会社が多くあります。
公共交通機関の始発運行時間によっては、朝バスの集合時間に間に合わない人がいるかもしれません。
さらに、どの移動手段を選択するかによって旅行価格が変わるため、参加メンバー内で移動手段についてもよく話し合いましょう。
学生のスキー・スノボ団体旅行に申し込む前も、幹事がチェックすべきポイントがあります。
旅行を申し込む際の独特のルールを把握していないと申し込めないというケースやスキー・スノボ旅行ならではの確認事項もありますので、旅行を申し込む前にきちんと確認しましょう。
スキー・スノボ用具のレンタルについて、検討中のプランではどのような仕組みになっているかを事前に確認すると安心です。
スキー・スノボの旅行プランの中には、用具のレンタル料金が旅行金額に組み込まれている場合や、オプションでの課金・現地で別途購入などさまざまです。
用具のレンタルの有無は、参加メンバーのスキー・スノボレベルにも関係します。毎シーズンスキー・スノボを楽しんでいる人は、すでに用具が揃っているかもしれませんのでレンタルは不要だと考えられます。
また、ハイシーズンでのスキー・スノボ旅行の場合、早めに予約しないとレンタル用具が不足する事態になる可能性もあるでしょう。
トラベルインの場合、15名以上の団体のお客様から申込みがあった際は、当日スムーズにレンタルができるように事前にレンタルサイズ表やレンタル内容、提出期限などを幹事の方を通して確認しています。
申し込み時にレンタル用具について尋ねられた際もスムーズに答えられるよう、幹事はレンタルするものと購入するものをまとめたチェックシートなどを作成し、全体に共有することがオススメです。
また、ゴーグルや帽子・手袋などといった小物類は借りるより買ったほうが安い場合もありますので、参加メンバーに小物をレンタルするかどうかも含め、あらかじめ確認しましょう。
スキー・スノボ旅行においてどのプランを選ぶかは、リフト券の扱いによっても左右されると言って良いでしょう。スキー・スノボ旅行の場合、旅行会社ごとにキャンペーン内容やプラン内容が異なります。
スキー場によってリフト券が無料になるキャンペーンなどが用意されているため、たくさん滑りたい人という人はよくチェックしましょう。
リフト券不要にすると割引になるプランもあるので、併用すればお得にツアーを利用することもできます。
同じゲレンデや似たようなプランだとしても、できれば2~3社の旅行プランをチェックすることをオススメします。
目星をつけたら、行き先決定前に参加メンバーにも意見を聞き、全員が納得できる希望プランを複数決めておくと安心です。
スキー・スノボ旅行のプランによっては、集合場所をあらかじめ指定されている場合がありますので、申込み前によく確認しましょう。特に、バスを使ったスキー・スノボ旅行は注意が必要です。
参加メンバーの自宅から集合場所までどのくらいの時間がかかるかだけでなく、
なども計画に入れないと、参加メンバーの誰かが不満を抱えてしまう可能性があります。
同じゲレンデでも旅行会社によって集合場所や時間も異なることがあるので、旅行会社のプランごとに集合場所をチェックしておくと安心です。
宿泊先や最寄り駅・バス停から、ゲレンデの場所がどのくらい離れているかもチェックポイントです。特に宿泊を検討している場合は、ゲレンデまでの移動時間がどのくらいかかるかによって、スキー・スノボを思いきり楽しめるかどうかが決まると言っても良いでしょう。
宿泊先からどのくらいの移動距離がかかるのかをはじめ、徒歩移動なのかバス移動が必要なのかを参加メンバーに連絡し、全員が納得いく宿泊先候補を2~3個定めておくことがおすすめです。
複数の候補を決めておくことで、万が一満室・満席だったとしてもすぐに他の候補先での空き状況を確認できます。
団体旅行の幹事は、やるべきことや確認事項が多く、大変です。特に学生の団体旅行の場合「知らなかった」では済まされないルールや規定もあります。
一般的な旅行の注意事項をはじめ、学生同士やスキー・スノボ旅行ならではの注意ポイントを把握することで、より良い学生旅行になるでしょう。
盲点なのが、キャンセル規定を見落とすことです。旅行会社の係員と一緒に手配している場合は、キャンセル規定についてきちんと案内してくれるかもしれませんが、インターネットなどを利用して自分で手配していると、ウッカリ忘れてしまうこともあるかもしれません。
特に団体旅行は、急に参加メンバーが減ったり増えたりすることが予測されます。参加メンバーの増減は、旅行会社が定めるキャンセル期間に入ってしまうと、プランによってはメンバーの増減に応じてキャンセル料を払うということもあります。
幹事は希望するスキー・スノボ旅行プランのキャンセル規定がどのようになっているかをきちんと把握し、気になる際は旅行会社のコールセンターや係員と一緒に確認しながらの手配をオススメします。
また、キャンセル規定については、キャンセル料の支払いが生じる可能性があることも含め、全員周知させることが大切です。
旅行の1週間前~3日前くらいになったら、幹事は必ず旅程や予約の再確認をしましょう。
前述の通り、稀ではあるものの何らかの不手際で予約が取れていなかったり、希望通りにきちんと手配できていなかったりする可能性があることも考えなければなりません。
予約が取れているかどうかは旅行会社で発行される旅行クーポン（バウチャー）や旅程確認メールなど旅行会社や手配方法によって異なりますので、予約先に確認すると安心です。
また、公共交通機関を利用するスキー・スノボ旅行の場合は、参加メンバーに待ち合わせ場所や集合時間を再連絡し、遅刻しないように案内しましょう。
スキー・スノボ旅行を予約する際に、旅行会社から参加メンバーのフルネームと連絡先を求められることがあります。
LINEなどのチャット上での連絡先は知っていても携帯電話番号がわからなかったり、参加メンバーのフルネームやあだ名は知っていても漢字表記を知らなかったりする場合もあるでしょう。
あらかじめ参加メンバーが日中連絡の取れる携帯電話番号やフルネーム・連絡先をリストアップした上で、適切に管理・扱うことも幹事の務めです。
参加メンバーの連絡先は個人情報ですので、なくさないように最後まできちんと管理しましょう。
学生のスキー・スノボ旅行の場合、20歳未満は家族の同意書を提出しないと旅行できないということを覚えておかなければなりません。
もし参加メンバーの中に20歳未満の人がいる場合は、両親が書いた「家族の同意書」というものがないと旅行手配ができませんので、当該メンバーにはあらかじめ印刷した同意書のフォーマットに記載をお願いしましょう。期日までに提出できない場合、該当者の旅行が取り消される場合があります。
同意書については、インターネット上でダウンロードできる場合や、旅行会社から直接配布される場合がありますので、手配時によく確認しましょう。
事前に「同意書」を用意できる場合は、あらかじめ準備しておくと旅行手配がスムーズです。
また、15歳未満あるいは中学生以下の人が含まれる旅行を計画する場合は、保護者の同行が旅行手配の条件ですので、覚えておくと役立ちます。
最近では、ネットでも宿泊予約や交通手段の予約ができるようになりました。個別でのネット予約と旅行会社を通した予約では、どちらが幹事にとって便利なのか気になりますよね。
宿泊サイトや交通手段を別々に予約する「個別予約」も、スキー・スノボ旅行を取り扱う旅行会社のツアーを予約するほうがお得というだけでなく、幹事にとってもラクなのでオススメです。
スキー・スノボ旅行プランを販売する旅行会社の場合、スキー・スノボ旅行に必要な交通手段や宿泊などもセットで予約できるため予約管理の手間が省けます。プランによってはレンタル用品も併せて事前手配してくれる場合もあるので、便利です。
また、旅行会社で予約すると目の前で手配してくれる安心感や相談できる一方、ネットだときちんと予約が取れているか不安になる人もいるかもしれません。しかし、ネット予約なら、空き状況を見ながら宿選びができますし、不明点がある場合は電話で聞いて、予約の手続きはネットですることもできます。忙しい準備の中、夜間などの空き時間で予約を完結させることができるのはとっても便利です。
団体旅行で幹事を任されると、確認事項や注意点の多さに驚くこともあるでしょう。特に学生の場合、普段の勉強や部活動・サークルなどの合間を縫ってメンバーの希望をすり合わせながら計画を立てなければならないため、大変なこと多いものです。
スキー・スノボ旅行の場合は特に、予約前後での確認作業や準備すべきことが多くなります。旅行会社が出しているプランを活用しながらスキー・スノボ旅行を計画することで、旅行会社の人とやり取りや相談しながら手配を進められるので安心です。この記事を参考に、学生スキー・スノボ旅行の幹事を務めあげてください！
大人数の場合は、日程だけでなくメンバーの希望をキチンと確認しながらピッタリのプランを探すのが大切なんだね！
スキー・スノボ旅行のプランを使うだけでも幹事の負担が減るから安心よね。
キャンセル規定のチェックや家族の同意書も事前に準備して、さっそく候補先を見つけるぞ！
みんなが納得できるスキー・スノボ旅行になると良いね！がんばってね、トラオくん！
ありがとうトラ子ちゃん！
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